Unter „Gilden-/Vereinsverwaltung“ › „Veranstaltungen“ legst du alles an, was kein Ringreiten ist. Öffentliche Veranstaltungen stehen auf der Startseite und auf eurer Gildenseite. Eure Mitglieder sehen dort auch die Veranstaltungen nur für Mitglieder, und unter „Mitreiten“ › „Veranstaltungen“ steht alles, wozu sie sich gerade anmelden können.
Veranstaltung anlegen
„Neue Veranstaltung“: Titel, Beginn, auf Wunsch Ende und Ort, eine Beschreibung (Leerzeile = neuer Absatz; auch Kosten oder Eintritt gehören hierher) und ein Flyer als Bild. Zeit und Ort bitte auch dann eintragen, wenn sie auf dem Flyer stehen — den Text auf einem Bild können Vorlesehilfen nicht lesen. Zeigt der Flyer erkennbare Personen, bestätigst du, dass sie zugestimmt haben (bei Kindern die Eltern).
Wer sieht sie?
- Öffentlich — für alle sichtbar, auch auf der Startseite und eurer Gildenseite.
- Nur Mitglieder — sehen nur eure Mitglieder und die Verwaltung. Andere bekommen auch über einen direkten Link nichts zu sehen. Ohne freigeschaltete Gildenseite und ohne Anmeldung finden Mitglieder sie nur über einen Link, etwa aus der Rundmail.
Mit Anmeldung
Mit dem Haken „Mit Anmeldung“ melden sich Mitglieder bzw. Mitgliedskonten online an, und du siehst die Liste. Ohne Haken ist die Veranstaltung nur eine Ankündigung. Anmelden kann sich nur, wer seine E-Mail-Adresse bestätigt hat; Eltern melden ihre Kinder mit an.
- Anmeldung nur für Mitglieder — bei einer öffentlichen Veranstaltung: alle sehen sie, anmelden dürfen sich nur eure Mitglieder. Praktisch fürs Sommerfest, das im Kalender stehen soll.
- Anmeldeschluss — leer heißt bis zum Beginn. Bis dahin kann sich jeder selbst wieder abmelden, danach ist die Anmeldung verbindlich und nur du kannst noch austragen.
- Plätze — gezählt werden Personen, Begleitung eingeschlossen. Ist es voll, kommt man auf die Warteliste. Wird ein Platz frei, rückt die oder der Erste der Liste nach, sobald die ganze Gruppe hineinpasst, und bekommt eine Mail.
- Anmeldungen bestätige ich selbst — sonst steht eine Anmeldung sofort. Mit Haken bestätigst oder lehnst du ab (auch „Alle bestätigen“), die Person bekommt eine Mail.
- Begleitpersonen erlaubt — wer sich anmeldet, kann weitere Personen mitbringen; auf Wunsch mit Namen der Begleitung, etwa wenn es Essen gibt. Sonst reicht die Anzahl.
- Bezahlt abhaken — in der Anwesenheitsliste je Anmeldung „bezahlt“. Den Betrag schreibst du in die Beschreibung.
Unter „Anmeldungen“ einer Veranstaltung siehst du alle, bestätigst, lehnst ab oder trägst aus. Mit „Person eintragen“ nimmst du jemanden selbst auf — ein Mitglied oder eine Person ohne Konto, nur mit Namen. Die Liste gibt es auch als Tabelle (CSV).
Mit der Rundmail lädst du eure Mitglieder ein: „Einladung zu einer Veranstaltung“ schreibt Zeit, Ort und einen Knopf zur Anmeldung in die Mail.
Am Tag: Anwesenheit
„Anwesenheit am Tag“ läuft auf Handy oder Tablet am Eingang: eine Zeile je Person, Begleitung unter der angemeldeten Person, Suche nach Name. Ein Tipp hakt „da“ ab, ein zweiter nimmt es zurück; oben steht, wie viele schon da sind. Mit „Bezahlt abhaken“ hakst du je Anmeldung auch das Geld ab. Nachzügler trägst du unter „Anmeldungen“ mit „Person eintragen“ nach.
Kein Netz am Eingang? „Liste drucken“ gibt eine Papierliste zum Abhaken aus.
Ändern und absagen
- Bearbeiten — ändern sich Zeit oder Ort, können die Angemeldeten eine Mail mit den neuen Angaben und einem neuen Kalendereintrag bekommen.
- Absagen — alle Angemeldeten und Wartenden bekommen eine Mail; die Veranstaltung bleibt bis zum Tag mit „Abgesagt“ sichtbar.
- Löschen — geht ohne Weiteres, solange niemand angemeldet ist, nach einer Absage oder wenn die Veranstaltung vorbei ist. Sonst erst absagen, damit alle eine Mail bekommen. Anmeldungen löscht RingScore drei Monate nach der Veranstaltung von selbst.
- „Mit Anmeldung“ lässt sich nicht mehr abschalten, solange es Anmeldungen gibt — dann erst austragen oder absagen.